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项目经理沟通的四个好习惯

一名项目经理沟通的时间占到工作时间的80%,所以如何提高沟通效率就变成了项目经理提高工作效率的重点。

 

    一名优秀的项目经理,无疑是一个好的沟通者。因为,专业的技能可以使你成为某个领域的专家,但出色的沟通技能,则是你迈向成功管理者的一个关键因素。毫无疑问,沟通作为一种“软技能”,是项目经理所必须具备的。

 

    很多项目经理都知道沟通是很重要的,因为项目经理工作时间中的80%左右都是在沟通,可是现实中,有多少个项目经理真正花时间去学习、去研究过沟通呢?真正了解沟通的本质与方法的项目经理又有多少呢?这就引发了一些有趣的话题:为什么沟通这么重要,大家不去研究沟通呢?我们是不是可以得出这样的结论:提高沟通效率就可以提高项目经理的工作效率。如果结论成立,那提高沟通效率就应该成为项目经理提高工作效率的重点。如何提高沟通的效率呢?我建议可以从项目沟通需求分析开始,从培养项目经理自身沟通的好习惯做起,这样一定能提高工作效率,达到事半功倍的效果。

 

    一、做好沟通规划,确定沟通目标

 

    在项目管理人员之中,有相当多的项目经理常常都在疲于应付那些层出不穷的项目问题,基本上属于“头痛医头,脚痛医脚”的救火队员,每天忙于沟通但效率低下,虽然也有很多项目经理经常参与各层面的沟通会议,但效果却不见得有多好。这也是目前很多项目经理的工作现状,无论是管理50/月、100/月还是更多的人的项目,项目经理都处于责任大、压力更大的状态下。之所以会出现这种现象,部分是因为项目中缺乏行之有效的沟通流程与方法,也有部分是因为这些项目管理人员沟通意识薄弱。

 

    一个公司的项目管理协调员A,在谈到项目管理时,感受颇多:“现在跟进项目时,一般都是我全程跟踪,跟各方面沟通,因为公司项目多,有时一个项目经理要管几个项目,所以项目经理投入到不同项目的时间有限。比如项目进行中出现了技术问题,我会要求项目工程师解决,并要求其给出计划及时间表,但往往项目工程师迟迟交不了计划,拖拉几天后才给计划,又因为别的部门拖延时间,就会导致计划又延误。类似情况我经常向项目经理反映,他因为有很多项目在身,也只能抽空催项目工程师和其他部门,更多时间是让我来催促。但我对他们既没有考核权也没有命令权,所以经常争吵不止,而出了问题,项目经理通常只会找我负责,真的很无奈!

 

这个案例中的主要沟通问题是没有做好沟通规划,沟通目标不清晰,项目经理应该承担主要责任。当然这个公司的WBS(工作分解结构)也有些问题,责权不清。如果该公司项目经理能建立信息发布、绩效报告的平台与系统,区分了与不同利害关系者沟通的目的和方法,项目中的沟通问题就会比较容易理顺了。项目经理还要确定项目沟通通常需要的信息,尽可能化繁为简地沟通,为此项目经理要做好以下几方面的工作:明确组织机构图;明确项目组织和利害关系者职责关系;列出项目中涉及的学科、部门和专业;列出多少人参与项目、在何地参与项目等后勤物流因素;内部信息需求分析;外部信息需求分析;利害关系者信息需求分析。案例中的项目协调员在项目中的地位与作用都不及项目经理,项目经理不应该让项目协调员承担超出他责任与能力的工作事项。

二、主动沟通

 

    与疲于应付的项目经理不同,也有相当多的项目经理有着主动沟通的好习惯。主动沟通与被动沟通就好比是操之在我与受制于人。毫无疑问,大家都不想受制于人,可是,根据笔者多年从事项目的经历来判断,有主动沟通习惯的项目经理所占比例甚至不超过50%,以致每天问题缠身。

 

  项目例会是项目正式沟通的最主要形式之一,是项目经理主动沟通项目信息、跟踪项目进展情况、解决项目内部冲突、确保项目按计划进行的有效手段。通过举行项目例会,项目经理还可以与项目组成员、甚至组织内部的发起人、相关职能部门经理等项目利害关系者进行充分地、面对面地沟通,一方面可以帮助项目经理全面了解项目的进度、成本、质量、范围的完成状况,以及项目成员表现和项目在执行过程中暴露的问题,另一方面也有助于项目经理集思广益,博采众长,充分听取各方面意见,从而为提升项目团队士气、进行项目决策、解决项目冲突奠定坚实的基础。

    当然,主动沟通的方式还有很多,比如主动检查,要求项目成员主动汇报等一些正式的沟通渠道,也可以使用吃饭、聊天、OA系统在线交流、其它聊天工具交流等一些非正式的沟通渠道。

 

    当然,这并不是说,主动沟通了,所有的沟通问题都能迎刃而解。沟通不在于形式,而在于它的实质。某个工程建设公司的项目经理李经理,领导的项目人员始终在抱怨项目的工作氛围不好。李经理非常希望能够通过自己的主动沟通去努力改善这一状况,因此制定了例会制度,要求项目组成员每周必须按时参加例会并发言,而且会前会后都会主动找项目成员沟通。虽然这是一个很好的沟通会,但是由于李经理对例会具体内容及安排规定的不够细致全面,导致推行没多久后项目成员就开始抱怨例会效率低下,每人都要发言导致时间太长,很多问题议而不决等等。而且由于在例会上有些项目成员意见相左,甚至开始相互争吵、指责,影响到了人际关系的融洽。李经理苦恼异常,不知道他的问题到底出在了什么地方。

 

    李经理能主动沟通很不错,例会也取得了一些效果,但他的问题是出在对例会没有很好的规划及安排,目的不明确,成员参与例会的主动性不够。如果李经理能从以下几方向修正,相信他的沟通效率会提高很多:1、将一些日常信息发布、绩效进展报告纳入日常工作,只有重大信息才在例会上通报;2、例会以解决问题、制定和落实纠偏措施为核心,把问题和偏差分为三类,推动纠偏和问题解决:上期以来的纠偏进展和问题解决、当期发生的问题和偏差、下期可能出现的问题和偏差。只有主动地有效地解决问题和纠正偏差,项目沟通管理的效率才会得到提高,项目沟通就纳入到良性循环的轨道中来。

三、换位思考

 

    出于人的本能,人们考虑问题往往首先站在自己的角度,用自己的标准去衡量沟通各方,去衡量这个世界。这样难免会使人考虑问题主观片面,在沟通时各说各的,沟而不通就不能叫做沟通。沟通要以解决问题或者推进事物进展为核心,而不是以表明立场的谈判为核心。这就要求项目经理在项目进展中要养成换位思考的好习惯,以换位思考为核心,在沟通中寻求解决办法或者推动进展。换位思考,就是站在对方立场考虑问题,设身处地为他人着想,以先理解他人进而寻求他人理解的一种处理人际关系的思考方式。人与人之间要互相理解和信任,并且要学会换位思考,这是人与人之间交往的基础。有了换位思考,沟通各方达成一致或者达成妥协,推动沟通进展才会变得更容易。

 

    项目经理身处项目的信息中心,每一天都要接收大量的信息,也要传递大量的信息,并且要处理项目中随时发生的问题。如果在处理这些问题和传递信息的时候过于主观,不能换位思考,就可能会犯主观判断上的错误,进而导致整个项目团队之间的互相猜忌,互不信任,结果就是整个项目团队沟通效率低下,各方面工作的开展都会受到很大影响。

 

    陈经理是一家工程建设公司的项目经理,上级领导通知他下周集团公司的总裁会来检查工作。陈经理接到通知后有些焦虑,因为这是他升任项目经理后,集团公司总裁第一次检查他负责的建设项目,尽管陈经理在任的工作多次受到集团表彰,但是他仍然觉得他需要计划一下这次的会面。他不断地回忆任职来的工作细节,总结目前项目的进展情况,也试图准备一份自我工作介绍的演讲稿,可是写了几天他自己都不满意。一筹莫展之际,他自言自语道:“如果我是集团的领导,我想知道项目的哪些情况呢?”这个设想使他豁然开朗,列出了一系列可能会被问到的问题,然后他把问题削减为12个,并且都准备了答案。总裁检查的那天,在拘谨的自我介绍后,陈经理说:“我想您一定想通过今天的检查了解这个项目的一些情况,所以我准备了10个问题,也许您希望知道答案”,说着他把准备好的问题及答案递给了总裁。“是吗?这有意思”,总裁回答说:“我也做了同样的事情,你也看看吧! 陈经理接过总裁的问题,结果他惊讶地发现他们列出的问题非常相似。这时候,总裁说道:“我看了一下,我想问的10个问题中有8个和你的问题是相同的,你的问题有12个,有些是我没想到的,你考虑问题很细致很全面,不错!你有没有兴趣一起讨论一下这几个问题呢?

 

    这就是换位思考的魅力所在。处于项目团队核心的项目经理,在沟通过程里很需要建立换位思考的好习惯。而且,换位思考是不分职位高低与工作层面的。

四、集思广益

 

    有些项目经理有着比较丰富的实践经验,这些宝贵的经验往往可以让项目经理对项目中发生的问题做出迅速的判断并及时处理解决。这也是很多公司在招聘项目经理时都会要求应聘者需有数年工作经历的根本原因。但有的时候经验主义也会害人,这是因为环境是在不断变化的,有些经验在变化的环境中已经不具备太多的参考价值,如果处理问题只凭经验,哪有不犯错误的道理呢?中国开始全面引入科学的项目管理体系也才10多年时间,项目管理的体系和方法还没有普及,有着丰富项目管理经验的项目经理只是少数。但无论是有经验的还是没有经验的项目经理,在沟通中都应该养成“集思广益”的好习惯,原因很简单:管好项目仅凭经验是远远不够的,而且一个人的智慧也是有限的,项目经理如果能集中项目团队所有成员的智慧,思考并广泛吸取有益的意见,沟通必然高效,工作也必然会卓有成效。

 

    项目管理不同于运营,项目有着三个主要特征,分别是:

 

    1、独特的产品、服务或成果;

 

    2、临时性;

 

    3、渐近明细。

 

    正是由于项目这三个主要特征导致项目比运营要复杂得多,项目沟通管理也因为项目渐近明细的特征及人员的临时性变得复杂起来。而且不同的项目之间差异性也相当大,比如修一条路与建一栋楼的区别,比如开发一个软件与建一个网站的区别,这种差异性会进一步导致项目沟通的复杂性。正是因为项目的这些特点,导致项目管理只靠项目经理个人或者少数管理人员的个人经验与智慧是很难管好的,在客观上“集思广益”也是相当必要的。

有这样一个案例:A是公司新派驻一个泰国工程项目的项目经理。此国际项目非常重要,公司上下领导都格外重视。但是A刚到项目时,就听到了很多不和谐的声音。有的成员出于对上一任项目经理离职的不满,而对A不甚欢迎。有的成员则莫名地对其冷言相向。一边是项目成员的拖拉怠工,一边是业主与上级领导要求保时保质的压力,A处于这样的环境中,采取了强硬的工作态度,对下属的反对声音和建议也充耳不闻。他原以为情况会很快好转,没料到团队气氛和项目工期延误的现象不但没有好转,反而有变坏的迹象。

 

这是一个典型的项目沟通不良的案例。A项目经理是空降兵,他首先应该争取项目团队中对他的到任没有不满的项目成员的合作,多听建议;其次,他应该安抚那些对前任离职经理不满的项目成员,采取怀柔政策,而非强硬的打压;第三,他应该寻求公司支持,请上一级领导前往项目,对离任项目经理另有安排一事进行说明,并且动员项目团队成员完成任务,鼓舞士气。在接下来的工作中,A可以采取以下沟通方式:

1、真诚沟通:紧盯目标,不计小节,真诚待人,放下架子。

 

2、提出愿景:让项目团队所有成员明确具体目标以及收益(精神和物质)

 

3、明确任务:细化WBS(工作分解结构),明确要做什么,每个人要做哪些具体工作,什么标准,要弄清楚

 

4、集思广益:发动所有项目团队成员的力量及智慧,博采众人之所长,以解决问题为核心,有效推动问题的解决进展。

 

对项目经理而言,沟通是一门工作必修课,是一门艺术。项目经理需要养成沟通的好习惯,关心成员的心理健康,发挥他们的自身特长,提高其技术能力,缔造团队和谐气氛,同时保持与外部的有效联络沟通。只有这样,才能事半功倍。

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